comunicação interna

Muitas empresas se esforçam e quase se afogam para manter o time coeso e os funcionários satisfeitos no Home Office.

Será que esse é o seu caso?

Você tem funcionários insatisfeitos no seu time?

Problemas com fofoca?

Você acredita que seus colaboradores não estão produzindo tanto quanto antes?

Inevitavelmente, a grande maioria das empresas sofrem com alguns desses problemas.

E apesar de parecer caótico, eu tenho uma notícia para te dar: fique tranquilo, porque isso tudo tem solução!

Ao finalizar a leitura deste texto, você saberá as respostas para as seguintes perguntas:

Como manter o time coeso, satisfeito, produtivo e evitar o retrabalho no Home Office?

É possível tornar a comunicação virtual tão eficiente como o “cara a cara”?

Como estimular a hora do cafezinho virtual?

Se você procura respostas no sentido de estruturar a sua cultura da empresa, eu aconselho fortemente a ler o texto sobre o método PAM.

Porém, se você quiser continuar essa jornada de maneira mais profunda, e tornar a sua empresa mais prestigiada e integrada, com funcionários mais produtivos e ter um ambiente livre de qualquer competitividade tóxica, você precisa apostar na estratégia de comunicação interna de sucesso.

É exatamente sobre isso que você vai ler aqui neste texto!

A comunicação interna é fundamental para qualquer empresa, independentemente do tamanho, porque ela é responsável por colocar todos os colaboradores no mesmo trilho, ou seja, juntos perseguindo um objetivo maior.

Por meio da comunicação interna que é compartilhado os assuntos relevantes para todos os colaboradores e, mais do que isso, se torna um espaço de troca e de ajuda mútua.

Por exemplo:

Sua equipe de vendas tem uma meta a ser batida todos os meses.

Em um ambiente colaborativo em que todos estão comprometidos com o mesmo objetivo, essa meta não pertence ao time comercial, a meta pertence a toda empresa.

Mas se essa não for uma exclusividade do time de vendas, se os outros colaboradores estiverem no mesmo fluxo… 

Eles vão indicar novos usuários, o time de marketing vai fazer de tudo para encontrar leads (interessados) mais qualificados, o time de atendimento ao cliente vai dar o seu melhor para entregar o melhor serviço e consequentemente aumentar a fidelidade dos clientes, para que estes atuais clientes indiquem novos clientes e assim sucessivamente.

Toda empresa voltada para um objetivo único, torna-se uma unidade de pensamento, voz e ação.

Essa filosofia de engajamento do colaborador é ótima. Mas e na prática, como isso vai te fazer ganhar mais dinheiro? Quais os impactos práticos que melhorar a sua estratégia de comunicação interna vai trazer?

Na prática, funcionários são investimentos.

Não me entenda mal… não estou dizendo que seus funcionários são meros números, que você analisa friamente e só vê gráficos de tendências.

Pensa da seguinte maneira: como um bom investidor, você gostaria que seu investimento rendesse o máximo possível no menor tempo sem correr o risco de perder seu capital, certo?

Essa é a comparação que eu quero fazer com você aqui: você quer que seu funcionário renda o máximo possível, e desempenhando a função da maneira mais saudável possível.

É exatamente isso:

Um funcionário feliz é mais produtivo e gera economia para a empresa.

Portanto…

A comunicação interna tem o objetivo de:

#1 Tornar a comunicação mais transparente

Quando você tem uma comunicação transparente, clara, o funcionário sabe o que esperar do futuro e sabe como pode fazer para ajudar o outro. Dessa forma, não há ansiedade, não há suposições, não há rivalidade, não há competição. E, mais importante, não há fofoca.

Por quê?

“Quem conta um conto, aumenta um ponto”.

A fofoca é a informação que já passou por tantos ouvidos e bocas que uma simples ida à sala do chefe já entendem como puxação de saco.

Quando a informação é transparente e coletiva, não há necessidade de replicar aquela informação, não há perda de detalhes no processo de disseminação da informação.

Por exemplo: Aqui na Pink, temos um grupo chamado “Central Pink”. Ele é apenas um grupo de transmissão que pessoas autorizadas podem enviar mensagens. E essas pessoas são gestores e gerentes.

Portanto, comunica-se tudo ali de forma simples. Assim, os gestores não precisam passar essas informações para os gerentes que passariam para os subordinados, nem “deixar recado”. Isso torna tudo direto, corta o telefone sem fio.

E consequentemente…

#2 Gera pertencimento no coração dos colaboradores

A hierarquia normalmente é um problema para a comunicação empresarial. Quem vai dizer para o próprio chefe que não está satisfeito com algo? Quem, principalmente em um momento de crise econômica, quer perder o emprego?

Porque é isso que o colaborador sente quando vai comunicar algo negativo…

Com uma comunicação interna bem feita, uma escuta linear (não-hierárquica), cultura de feedbacks e formulários não-identificados de satisfação é possível tornar palpável os problemas enfrentados pelos colaboradores. E este é o primeiro passo para resolução de qualquer adversidade: o diálogo.

E isso gera pertencimento.

Como não se sentir bem em um ambiente de trabalho que você é ouvido?

É incrível pertencer a algo maior, porque…

#3 Transforma o trabalho em algo simples e rápido

Às vezes algumas tarefas tomam mais tempo do que necessitam, porque você passa mais tempo procurando informações, informando outras pessoas sobre a mesma coisa várias e várias vezes por falta de uma comunicação organizada e centralizada.

E algo que seria feito em apenas 1 hora se torna um processo de produção e retrabalho de horas.

Por exemplo:

Uma agência de design tem 3 pessoas na produção de um site: um designer de UX, um designer gráfico e outra pessoa especializada em SEO (otimização de busca e ranqueamento de conteúdo orgânico).

Imagine que não existe um grupo ou um canal exclusivo para tratar desse projeto.

Apesar de cada um trabalhar em pedaços diferentes, há a necessidade de sincronia entre todas as partes para que o quebra-cabeça se encaixe.

Mas aqui vai uma pergunta… aliás, duas perguntas:

Você acha mesmo que vai sair tudo perfeito de primeira, mesmo com cada um em um canto do país?

Você acha que o projeto será entregue no prazo? 

Esse projeto uma hora ou outra vai sair, mas vai ser um processo muito ineficiente. Sabemos que há retrabalho quando a comunicação entre áreas é mal feita. Poderia ser mais fácil e rápido usando as ferramentas certas.

Por isso, escolher ferramentas que facilitem o processo e otimizem o tempo dos colaboradores é fundamental!

Vamos fazer um breve apanhado das ferramentas disponíveis para comunicação interna de uma empresa:

#1 E-mail para comunicação interna

O e-mail nasceu para substituir a carta e hoje já foi substituído. Porém, a grande vantagem dessa ferramenta é que serve como prova legal (ao contrário das conversas de WhatsApp). Então, por enquanto, ainda é uma forma válida para comunicação formal, mas que vem sendo abandonada.

Voltando ao nosso exemplo de uma empresa de Design Gráfico que trabalha com prazos, projetos e artes para aprovação dos clientes.

Para comunicação com o cliente, essa empresa precisa usar o WhatsApp e o Email. Mas e para comunicação interna? Eles vão se organizar de que forma?

O ideal é que utilizem ferramentas de produção de tarefas, como o Trello, que é possível organizar quem é o responsável de cada projeto, em que fase o projeto está, briefings juntos com as peças, etc.

Todo um ecossistema planejado para datas de entregas com pequenas anotações.

Porém, nem só de briefing vive o designer. É necessário também uma ferramenta para comunicação interna de fato.

#2 WhatsApp para comunicação interna

O colaborador usa o WhatsApp, na ampla maioria das vezes, para sua vida pessoal. E é bem complicado no horário de descanso, ficar recebendo mensagens referentes a projetos.

Isso gera um esgotamento por parte do colaborador, é complicado misturar o pessoal com o trabalho até por uma questão jurídica, porque isso configura hora extra.

Além disso, a organização não é garantida, já que tudo (relacionado a todos os clientes) ficaria no grupo da empresa, portanto, não há segmentação nenhuma.

Então, voltemos ao exemplo da agência de design:

Você até poderia usar o WhatsApp, mas nesse caso só há desvantagens, por quê:

#1 Com o WhatsApp pessoal, os colaboradores podem receber mensagens em qualquer horário, dificultando assim separar a vida pessoal da profissional e consequentemente aumentando a probabilidade de doenças mentais relacionadas ao trabalho, como burnout.

#2 Misturar os temas em uma mesma conversa pode gerar ruídos de comunicação e retrabalho. Imagina, 2 lives diferentes que aconteceram em dias diferentes e com pessoas diferentes se confundem em apenas 1 arte. Vai ser mais trabalho para refazer a peça, sem falar no tempo que é perdido.

Por isso, as ferramentas são armas valiosas de organização da comunicação que otimizam o tempo de trabalho dos colaboradores e tornam o momento fora do trabalho um momento de descanso de fato.

Mas agora se você estiver pensando…

“Beleza, eu não tenho uma empresa de Design, realmente preciso de uma ferramenta de comunicação interna?”

A resposta continua sendo sim!

A agência de Design foi apenas um exemplo, mas organização é necessária em qualquer empresa, independente do tipo de negócio. Por exemplo, se a sua empresa tem vários setores, por que deixar tudo isso em apenas um grande grupo no WhatsApp?

Com uma ferramenta de comunicação interna, é possível criar grupos por temas (sem limite de usuários), por setores ou por projetos para facilitar a comunicação.

#3 Ferramenta especializadas em comunicação interna

Existem algumas empresas que prestam serviços de comunicação, assim como já falamos por aqui no comparativo entre Slack e PinkApp.

Mas hoje você vai entender como escolher a melhor opção para sua empresa.

Por isso, o ideal é encontrar uma ferramenta que tenha:

#1 Histórico de conversa

Procure ferramentas pagas ou gratuitas que não tenham limite de histórico.

Já pensou em perder as mensagens iniciais de um projeto que você está fazendo há meses, porque a sua ferramenta tem limite de histórico?

Isso é péssimo!

#2 Integração com outras plataformas

Ter uma plataforma exclusiva para comunicação interna é maravilhoso e, como já vimos, deixa todo o seu processo criativo e produtivo organizado, mas ter ferramentas que apoiem a sua utilização é melhor ainda.

Por isso, dê preferência a ferramentas que possam ser integradas com outras, principalmente com o WhatsApp, assim, os colaboradores têm a possibilidade de escolher a  opção que preferirem.

#3 Privacidade

É possível que os colaboradores da sua empresa utilizem a comunicação interna para diversos fins.

Por exemplo:

O seu time de endomarketing quer fazer uma ação surpresa. É possível organizar o evento na mesma ferramenta que os outros colaboradores usam para outros fins?

Claro! Mas o ideal é que nesse caso, escolha uma ferramenta com grupos ocultos e, no melhor dos mundos, que possa ser protegido por senha, inclusive em conversas integradas ao WhatsApp.

Assim não tem perigo nenhum de ninguém descobrir e estragar a surpresa.

#4 Mensagens diretas

Tem algum feedback particular para alguém? O ideal é que isso seja conversado de maneira privada e por meio das mensagens diretas entre colaboradores (sem passar por grupo nenhum), assim tudo fica preservado.

#5 Grupos ou canais por segmento

Você provavelmente já viveu o caos da comunicação por email e WhatsApp. Então sabe da dor que vamos falar aqui.

Procure ferramentas em que você possa segmentar as conversas por tipo, assunto, projeto específico, assim tudo fica na sua casinha e torna tudo mais fácil de encontrar.

Isso ajuda demais na execução mais rápida de todos os projetos que seus colaboradores estão trabalhando.

Essas são as 5 características principais que você precisa buscar em uma boa ferramenta:

E a PinkApp é um bom exemplo de ferramenta que cumpre os requisitos necessários para você levar a sua comunicação interna empresarial para outro nível.

Portanto…

Agora você está munido com uma estratégia de comunicação interna de sucesso para não errar na hora de escolher a sua ferramenta de comunicação interna, você pode acabar de vez com o telefone sem fio e a baixa produtividade do seu time.

Com uma comunicação bem estruturada e transparente aliada a uma cultura organizacional bem pensada que reflete os valores da empresa, não há dúvidas de que sua empresa vai se destacar no mercado retendo os seus melhores colaboradores e atraindo novos talentos promissores do mercado.